Konuşmacı davet e-postası nasıl yazılır? (örnek metin)
Konuşmacım · Güncelleme:
İyi bir konuşmacı davet e-postası kısa ve kişiseldir. Neden o kişiyi seçtiğini, etkinliğin adını, tarihini, yerini ve kitlesini, beklediğin konu, format ve süreyi, ücret ya da masraf durumunu ve ne zamana kadar yanıt beklediğini tek e-postada söyler. Konuşmacı ikinci bir e-postaya gerek kalmadan karar verebilmelidir.
Davet e-postasında neler olmalı?
- Neden o: Konuşmacının hangi konuşmasını izlediğin, hangi yazısını okuduğun ya da hangi işini bildiğin. Herkese gönderilmiş gibi duran davetler daha az yanıt alır.
- Etkinlik: Adı, tarihi, saati, şehri ya da online olup olmadığı ve kısa bir tanımı.
- Kitle: Kaç kişi, kimler, hangi seviyede.
- Beklenti: Önerdiğin konu (ya da konuşmacının seçmesine açık olduğun), format ve süre.
- Ücret ve masraflar: Ücret ödenip ödenmeyeceği; ulaşım ve konaklamanın karşılanıp karşılanmayacağı. Bu konuyu ertelemek çoğu zaman iki tarafın da vaktini alır.
- Son yanıt tarihi: Programı ne zamana kadar netleştirmen gerektiği.
- İletişim: Adın, kurumun ve sana ulaşılabilecek kanal.
Örnek konuşmacı davet e-postası
Köşeli parantez içindeki yerleri kendi etkinliğine göre doldur:
Konu: [Etkinlik adı] için konuşmacı daveti – [Tarih] Merhaba [Konuşmacının adı], [Etkinlik/konferans adı]'nı düzenleyen ekipten [Adın]. [Geçen ay izlediğim … konuşmanızda / … yazınızda] anlattığınız [konu] tam olarak katılımcılarımızın duymak istediği şey olduğu için size yazıyorum. Etkinlik: [Etkinlik adı], [tarih, saat], [şehir/mekân ya da online] Kitle: Yaklaşık [sayı] kişi, çoğunlukla [kitle profili] Önerdiğimiz konu: [konu başlığı] (sizin önereceğiniz bir başlığa da açığız) Format ve süre: [ör. 30 dakikalık konuşma + 10 dakika soru-cevap] Ücret ve masraflar: [ör. … TL konuşmacı ücreti / ücret ödeyemiyoruz ancak ulaşım ve konaklamanızı karşılıyoruz] Programı [tarih]'e kadar netleştirmemiz gerekiyor. Uygunsanız ayrıntıları konuşmak için kısa bir görüşme ayarlayabiliriz. Teşekkürler, [Adın Soyadın] [Kurum / topluluk] · [telefon ya da e-posta]
Yanıt gelmezse: örnek takip e-postası
Bir hafta kadar bekledikten sonra kısa bir hatırlatma göndermek nazikçe kabul görür:
Konu: Re: [Etkinlik adı] için konuşmacı daveti Merhaba [Konuşmacının adı], Yoğun olduğunuzu tahmin ediyorum; [tarih]'teki [etkinlik adı] davetimizi hatırlatmak istedim. Programı [tarih]'e kadar kesinleştireceğiz. Bu sefer uygun değilseniz bunu bilmek de bize yardımcı olur. İyi çalışmalar, [Adın]
Sık yapılan hatalar
- Kopyala-yapıştır davet: Konuşmacının adı dışında kişisel hiçbir şey içermeyen e-postalar.
- Belirsiz konu: "Bir şeyler anlatırsınız" demek hazırlığı konuşmacıya bırakır; net bir konu ya da en azından bir çerçeve ver.
- Ücreti sona saklamak: Ücret ya da masraf durumu ilk e-postada yoksa konuşmacı karar veremez.
- Son dakika daveti: İyi konuşmacıların takvimi erken dolar.
- Uzun e-posta: Etkinliğin bütün hikâyesi yerine karar vermek için gereken bilgiler yeterli; gerisini görüşmede konuşursun.
Konuşmacım'da davet göndermek
Konuşmacım'daki profillerde "Konuşmacıyı davet et" formu bu bilgileri adım adım ister: etkinliğin adı, tarihi, şehri, kitlesi ve mesajın. Talebin doğrudan konuşmacının e-postasına gider, yanıtı da doğrudan sana döner.
Konuşmacım'da konuşmacıları konuya, şehre ve formata göre filtreleyip profillerine bakabilir, davet formuyla doğrudan yazabilirsin: konuşmacılara göz at.